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Seis fatores que levam departamentos de TI a gastarem demais…..

13 nov

 Os seis provocam vazamentos de recursos em grandes, médias e até em pequenas empresas. Em tempos de orçamentos enxutos, vale a pena não descuidar.

Depois de um período em que os orçamentos de TI foram duramente afetados pela recessão, o crescimento entrou novamente na agenda das organizações. Existe uma expectativa de que isso se reflita em um incremento dos investimentos no próximo ano. Mas, apesar disso, os CIOs devem estar preparados para identificar e corrigir gastos desnecessários, que acabam minando seu bom desempenho operacional. Conheça alguns deles: 1. Licenças antigas/desnecessárias Empresas dos EUA desembolsam bilhões de dólares anualmente em licenças para softwares obsoletos. Talvez o programa adquirido jamais tenha sido adotados ou as lçicenças se refiram a funcionários que já não estejam mais nas empresas. Um levantamento realizado em 2010 pelo IDC com empresas de médio e de grande porte revela que mais da metade dos aplicativos corporativos são subutilizados. O estudo informa, ainda, que um quarto a um terço das licenças, apesar de honradas, não têm porquê. De acordo com a gerente da consultoria de TI, WillowTree Advisors Kathryn Douglass “é comum as organizações usarem menos de 50% dos sistemas de ERP, se contabilizarmos o custo de manutenção e de módulos que não agregam valor ao negócio da empresa”. Segundo a consultora cabe às empresas reavaliarem o licenciamento individual de cada programa e renegociarem os acordos com o objetivo de eliminar pagamentos desnecessários. “A diferença entre o licenciamento anual de softwares de 2 mil para 1.5 mil usuários pode facilmente chegar à casa de meio milhão de dólares”, diz. “Fora a questão de licenças, empresas clientes de organizações como a Oracle participam de uma cadeia de custos ligada ao pagamento de recursos e de capacidade de armazenamento que jamais são atingidos, como bases de dados Unix e outras soluções”, diz o CTO do Jun Group David Wood. A organização de Wood distribui conteúdo em formato de vídeo para empresas como a Nike, Wal-Mart e Coca-Cola. Também utiliza softwares de código-fonte aberto para dar conta de muitos processos. “O custo com essas licenças chega aos milhões de dólares e, uma vez que a empresa se estabilize nessa plataforma, não há escapatória. O correto é não entregar a infraestrutura lógica de uma empresa grande às mãos de fãs de plataforma de código fonte aberto. Por acaso você acha que a Google e o Facebook operam em cima de sistemas Solaris ou Oracle?”, acho que não, argumenta o CTO. 2. A caça ao papel: Lembra de promessas como a do “escritório ecológico”? Não passou de um sonho como o “carvão verde” e outros projetos de cunho ambientalmente corretos. Apesar do fluxo de novas tecnologias nos últimos 30 anos, os empregados de escritórios nos EUA ainda consomem uma média de 10 mil folhas de papel por ano, em valor aproximado de (em preços norte-americanos) 130 reais. Os dados são resultado de estudo realizado pela Lawrence Berkley National Laoboratory. Das dez mil folhas, mais de a metade vão para as latas de lixo antes de o dia terminar. “Apenas em formulários, as empresas dos EUA gastam 120 bilhões de dólares ao ano”, informa um levantamento realizado pela Xerox. Preocupa o fato de os custos não terminarem no papel. Há de se contabilizar, ainda, a tinta que permeia o sulfite A4. O preço do mililitro de tinta, comparado ao mililitro do caro champagne Don Perignon, é “15 vezes maior “, diz um ensaio de preços realizado pela Chronicle Research. Somam-se aos custos já mencionados aqueles gerados por preenchimento, cópia, envio e armazenamento dos formulários e a conta vai nas alturas. 3. Contas do tipo “Ouro” Seja qual for o serviço contratado, de help-desks até hospedagem de conteúdo na web, muitas empresas terminam por contratar modalidades desnecessárias. “A maioria dos acordos na prestação de serviços de TI traz itens de alto custo”, diz o consultor independente de TI e autor do blog The IT Value Challenge (O desafio na precificação da TI), Matthew H. Podowitz. “Me diga quantas empresas realmente precisam de servidores com taxa de disponibilidade de 99,999% 24/7?”, indaga. “Esses cinco noves representam um adicional de disponibilidade não superior a 15 minutos por ano”, diz. “Calcule uma taxa de disponibilidade de 98,5%. Verá que isso representa um total de doze horas de servidor fora do ar para o mesmo período de um ano”, continua. John Baschab, vice-presidente sênior de soluções tecnológicas da empresa Technisource, explica que mesmo empresas que já experimentam escassez de recursos ainda encontram na reavaliação dos termos de serviços contratados uma boa opção para enxugar os custos. “Uma avaliação no desempenho e nos resultados deve ajudar nisso. Sugiro que prestem atenção em áreas como o help desk. Quem sabe, seja hora de migrar para sistemas em que o próprio usuário possa efetuar operações no sistema, passando assim de um modelo de curadoria para o de auto-atendimento”, diz o executivo que alerta para necessidade de alinhar a queda de incidentes à adoção de sistemas dessa natureza. Na perspectiva de Baschab, as organizações devem estudar quais serviços podem ser transportados de um modelo para o outro. “Essa avaliação requer análise detalhada e expertise considerável em mensuração de resultados e de riscos para serviços como governança e configuração de níveis de serviços”, finaliza. 4. Um monstro chamado email Que a troca desenfreada de emails afeta a produtividade é de conhecimento público. Saiba que também consome recursos da empresa quando o assunto é armazenar, manter e honrar as licenças para uso das plataformas de email. A incansável batalha contra emails indesejados e nocivos só ajuda a piorar o panorama. Em 2009 foram enviadas 247 bilhões de mensagens eletrônicas, informa o estudo da Radicati Group. Contas corporativas respondem por cerca de um quarto desse volume. A projeção para 2013 é de dobrar esse volume. Como resultante desse tráfego, pairam no horizonte dores de cabeça sem precedentes para as empresas. Douglass, da WillowTree, afirma que os emails e os arquivos em anexo, são a maior fonte de preocupação das organizações. Nas contas de Douglass, 10 mil funcionários ocupam diariamente 30GB de armazenamento só em forma de emails. “É preciso monitorar e compreender os hábitos de uso de email das pessoas com o objetivo de encontrar meios alternativos para realizar o envio, a guarda e a recepção dessas mensagens. Além de reduzir custos, as empresas terão oportunidade de otimizar os benefícios dessa ferramenta”, diz Douglass. Outros executivos têm percepção diferente sobre onde emails devem ser armazenados. Para esses profissionais, lugar de email é na nuvem, deixando a manutenção e atualização de servidores a cargo de terceiros. É o que defende o CEO da KRAA Security Gary Bahadur. “Empresas com até mil funcionários perdem dinheiro ao realizar a guarda local de emails. Acredito piamente na tendência de terceirizar esse tipo de serviço. Despedir-se da incidência de licenças, dos investimentos com hardware e defesa dos arquivos contra viroses digitais, além dos telefonemas para o administrador do sistema às 3 da madrugada, são apenas algumas das vantagens embutidas na adoção da nuvem para dar conta de correspondências eletrônicas”, explica. 5. Banda excessivamente larga A crença geral é que largura de banda nunca é demais. Mas é importante salientar que muitas empresas desperdiçam recursos com conexões de internet acima do necessário, em vez de otimizar o uso de bandas mais estreitas. Andrew Rubin, CEO de uma empresa de otimização de recursos de rede sustenta esse argumento dizendo que ,“de fato, uma linha T1 merece ser atualizada para uma do modelo T3. Mas cuidado ao assumir que a saída para a produtividade esteja na contratação de um link de 100Mb. Quando os CIOs menos se dão conta, têm a disposição uma conexão da qual só usam 1%”. “Em certo momento, a banda contratada vira símbolo de status. Ter 1Gb de conexão não transforma um empresa em algo tão robusto quanto a banda que permite o download de um Gigabyte em dez segundos”, finaliza Woods. 6. Projetos incoerentes de TI A vasta maioria dos projetos ambiciosos de TI costuma trazer falhas logo em sua fase embrionária. Entre 30 e 70% dos departamentos de TI têm histórico de projetos falhos. Projetos com investimento de dezenas de milhões de dólares são absolutamente comuns na história da indústria tecnológica. Quase sempre são super orçados, interrompidos ou totalmente abandonados. Seja qual for o caso, muitas iniciativas vão parar no limbo e ajudam a aumentar uma conta bilionária. Segundo o CHAOS report, relatório publicado pela Standish Group, um em cada quatro projetos saem do papel já condenados a falhar. O executivo Chris Stephenson, co-fundador da empresa Arryve, afirma que a maioria dessas falhas é fruto de gestão pobre dos projetos. Ainda de acordo com ele, a incapacidade de adotar uma maneira padronizada de mensuração que denote o sucesso ou a glória dessas iniciativas é um dos erros mais comuns. Todos os exemplos do texto são bastante rudimentares. Mas a eliminação de cada um deles não é nada fácil. Implica em planejamento e direcionamento dos resultados com foco híbrido entre os negócios e a adoção sistemática de soluções, dividida em etapas. Caso contrário, logo, logo será a hora de encontrar algum bode expiatório dentro da empresa, na melhor das hipóteses. Ou de procurar por um novo emprego. (Dan Tynan)

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Publicado por em novembro 13, 2010 em Sem categoria

 

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